Comment les économies de 20 millions de livres sterling réalisées par un conseil municipal constituent un signal d'alarme pour les services publics

Le conseil de Caerphilly a économisé plus de 20 millions de livres sterling au cours de sa première année de collaboration avec des consultants d'affaires, Pérag, avec une feuille de route pour économiser 45 millions de livres supplémentaires d'ici 2027.

Perago, un cabinet de conseil basé à Swansea qui travaille avec des organisations du secteur public telles que les autorités locales, le ministère de l'Intérieur, le NHS Wales et le gouvernement gallois, pour garantir que les bonnes personnes, les bons processus, la bonne structure et la bonne technologie sont en place pour devenir plus efficaces et mieux budgétiser.

Comme de nombreuses collectivités au Royaume-Uni, le Conseil de Caerphilly était confronté à une demande accrue de services et à d'importants déficits de financement. Il devait réaliser des économies et s'adapter à l'évolution des besoins et des attentes de la communauté dans le contexte post-Covid. Pour continuer à répondre aux besoins de sa communauté tout en réduisant ses dépenses de plus de 65 millions de livres sterling, il lui fallait changer.

Le projet initial a commencé par un atelier de deux jours entre les consultants et le conseil de Caerphilly, mais après avoir réalisé l'ampleur de ce qui devait être fait, le conseil a investi 1.8 million de livres sterling dans Perago avec un retour sur investissement de 20 millions de livres sterling la première année. Au cours de ces deux années, Perago a aidé le conseil de Caerphilly à économiser 20 millions de livres sterling en développant des processus, en améliorant les services, en combinant les rôles et les responsabilités, en utilisant mieux les logiciels existants et en tirant parti des contrats existants pour économiser l'argent des contribuables.

Victoria Ford, directrice générale de Perago, explique comment d'autres autorités peuvent s'inspirer de l'investissement et du travail du conseil de Caerphilly :

« Ce que nous avons fait pour le Conseil de Caerphilly peut être reproduit par différentes autorités et organismes pour apporter de vastes améliorations et utiliser l'argent des contribuables de manière beaucoup plus efficace.

Les organisations ont souvent besoin d'aide pour revoir leur structure en termes de produits ou de services à fournir, d'optimisation de l'utilisation du numérique et de types et nombre de rôles requis. Ces défis sont souvent les mêmes dans de nombreuses organisations.

« Nous adoptons une approche globale de la transformation organisationnelle, notamment en veillant à ce que les personnes compétentes soient en place pour soutenir la prestation de services. Cela implique souvent une organisation plus petite et des départs de personnel, mais cela se fait en fonction des besoins des utilisateurs, et non comme une fin en soi. »

Perago a créé une feuille de route pour que le conseil mette en œuvre d'autres changements, et si ces changements sont effectués par l'équipe du conseil, cela permettrait au conseil d'économiser 45 millions de livres sterling supplémentaires d'ici 2027.

Ils ont contribué à modifier l'approche du conseil en matière de changement, axée sur la technologie et basée sur une approche en cascade, ainsi que l'absence d'un bureau de gestion de projet central, ce qui entraînait des retards et un manque d'harmonisation. Ils ont également constaté que la transparence des responsabilités et l'absence d'interaction régulière n'étaient pas toujours assurées, ce qui entraînait des retards dans la prise de décision et la mise en œuvre.

Une approche de conception de services centrée sur l'utilisateur a été mise en place afin de se concentrer sur les besoins des usagers et d'améliorer les services et l'efficacité. Les parcours clients ont été cartographiés afin d'identifier les améliorations de service, et l'équipe a organisé des réunions hebdomadaires, auxquelles ont participé des membres du conseil municipal et des élus, afin de maintenir la dynamique et de promouvoir la transparence.

Une stratégie visant à mettre en œuvre un processus centralisé d'approbation des dépenses a également été mise en place, ce qui a permis de garantir le contrôle des dépenses. Un processus de nouvelles initiatives (NIP) a été mis en place pour garantir que les décisions de dépenses soient étayées par des modèles financiers et une analyse coûts-avantages.

De nombreuses collectivités locales s'appuient sur une large gamme de fournisseurs et de produits, mais certains d'entre eux n'étaient pas exploités au maximum de leurs capacités. Perago a identifié les fonctionnalités inutilisées et s'est efforcé d'optimiser les outils existants avant d'envisager de nouvelles dépenses.

Victoria déclare également :

« La plupart des autorités disposent de plusieurs domaines différents dans lesquels elles peuvent économiser de l’argent, et notre travail consiste à les aider à les identifier afin que l’argent puisse être consacré aux services dont les résidents et les communautés ont besoin.

Je suis ravi que notre collaboration avec un conseil local ait permis d'économiser 65 millions de livres sterling, dont 20 millions sont déjà en banque. Cet argent peut contribuer grandement à des projets concrets au niveau local, et nous sommes ravis de constater l'impact de notre action.

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